Nem szeretem, ha túl sok az olvasatlan levelem. Próbálom az olvasatlan és az elintéző leveleket minimálisra csökkenteni. Azonban az elmúlt napokban észrevettem, hogy a gmail tárhelyemnek a 42%-a foglalt. Rászántam az időmet és rendbe raktam a gmail fiókomat. Ugyanis a munka jobban megy tiszta és rendezett környezetben, legyen szó az asztalomról vagy a laptopomról!
Olvasatlan levelek
Én minden olyan levelet, amivel még teendőm van olvasatlannak jelölök. Ha el is olvastam, a jobb felső sarokban beállítom olvasatlannak. Így tudom, hogy mivel van dolgom. Amióta azonban a gmail behozta a 4 füles levél rendszerét: elsődleges, közösségi, promóciók és fórumok, azóta nehezebb az elsődleges levelek közül kiszűrni az olvasatlanokat.
Azonban, ha ezt a sort beírod a google levél keresőjébe, akkor egy szempillantás alatt kilistázza ezeket a leveleket:
label:unread in:inbox -category:social -category:promotions -category:updates -category:forums
Én minden reggel ezzel kezdem. Mivel sokat használom ezt a keresést, elég a keresősor végén a kis nyílra kattintani és ha már egyszer beírtad ezt a sort, akkor csak ki kell választanod, hogy újra rákeressen! Így reggel nagyon gyorsan tudok a friss vagy éppen intézni való üzeneteimmel foglalkozni! Hiszen az a célom, hogy munkanap végére minnél kevesebb olvasatlan üzenetem maradjon!
Nagytakarítás
Elkezdtem törölni a régi üzeneteimet, meg azokat a hírleveleket, amire már biztosan nincs szükségem. Több 100 levél törlése után sem javult sokat a helyzet.
Rádöbbentem, hogy a nagy levelekkel kellene kezdenem. Mint alkotó sokszor küldök vagy kapok kép fileokat, akár nyomdai minőségben is. Ezeket a gmail mind eltárolja. Nekem erre nincs szükségem, hiszen, ami szükséges a gépem külső tárhelyén is megtalálható.
Úgy döntöttem, rákeresek a nagy fileokra és azokkal kezdem a nagytakarítást. Beírtam a gmail keresőjébe: larger:1M. Bingó! 110 levél és a többségét én küldtem. A saját küldésüket azonnal töröltem, de még így is maradt egy jó adag. Gondoltam, emelem a tétet és új keresőparancsot adtam a gmailnek: larger:5M. Itt már jóval kevesebb levél volt. Egyesével átnéztem őket, melyikre van szükségem és melyikre nincs. Néhány üzenet törlésével elkezdett felszabadulni a levelezőrendszerem szabad kapacitása. 20 perc alatt 20% alá tudtam vinni a gmail szabad kapacitását!
Az apró levelek természetesen még hátra vannak, de arra több idő kell, hiszen beleolvasok, hogy szükségem van-e még az egyes levelekre. Az munka oroszlánrészét azonban elvégeztem!